|
جمعه 20 فروردين 1395برچسب:, :: 20:27 :: نويسنده : نادیا
ارتباطات در سازمان ارتباطات در سازمان عبارت است از: انتقال اطلاعات و دستورها و بررسی بازخورد هر يک از آن ها، به منظور انجام وظيفه برای رسيدن به اهداف و مأموريت های سازمان. ارتباطات در سازمان، همانند نظام جريان خون در بدن موجود زنده، نقشی فعّال دارد. چنان چه به هر دليلی در اين نظام نارسايی به وجود آيد يا به نحوی ارتباط قطع شود، پی آمد آن زوال يا متلاشی شدن سازمان خواهد بود. از نظری ديگر، نظام ارتباطات، در ايجاد هماهنگی، تصميم گيری، هدايت و رهبری، نظارت و کنترل و ساير وظايف مدير در اداره ی امور، نقش مؤثری دارد.
ارتباطات سازمانی به دو گونه ی کلی رسمی و غير رسمی برقرار می گردد. نوع اول، ارتباطات غير رسمی معمولاً کارکنان در زمان کاری در سازمان و يا خارج از محيط کار با يکديگر برخوردها و تماس هايی دارند. اين برخوردها ممکن است عادی، دوستانه و يا غير دوستانه باشد. گرچه اين نوع ارتباط، غير رسمی محسوب می شود اما تأثير فراوانی در ارتباطات رسمی سازمان دارد. نوع دوم، ارتباطات رسمی اين گونه ارتباطات در راستای انجام کار و وظايف سازمان برقرار می گردد و بدون شک، ارتباطی با دوستی ها ندارد و صرفاً اجرای وظايف و مأموريت های سازمان را به عهده دارد. گونه های ارتباط رسمی در سازمان گونه های ارتباط در سازمان به دو گروه عمده تقسيم می شوند: ارتباطات عمودی و ارتباطات افقی. ارتباطات عمودی: اين نوع ارتباط به دو شکل در سازمان جريان می يابد: شکل اول ارتباط از بالا به پايين سازمان است، که معمولاً به صورت دستور ارسال می شود. شکل دوم ارتباط از پايين به بالاست؛ که به شکل گزارش برقرار می گردد.
دستور و گزارش: اين دو، هم زمان با تشکل سازمان ها به طور رسمی رايج شده و حتی می توان گفت قبل از آن، يعنی در سازمان های اوليه نيز، وجود داشته است. دستور و گزارش وقتی می تواند مبنا و پايه ی کار قرار گيرد که به صورت مکتوب ابلاغ شود. ارتباطات افقی: ارتباط افقی، به گونه ای ديگر از ارتباطات سازمانی اطلاق می شود که بين دو واحد يا بين واحدهايی که به نحوی از انجام عمليات آن ها با يکديگر هم بستگی نزديک دارند، برقرار می گردد. ارتباط افقی يا مستقيم در سطوح مختلف سازمان و به منظور سرعت بخشيدن به کارها، ايجادهماهنگی، تبادل اطلاعات و اجرای امور برقرار می شود. اين گونه ارتباطات ممکن است در داخل يک سازمان و يا بين دو سازمان برقرار گردند: در حالت اول، ارتباط داخلی و در حالت دوم، ارتباط خارجی ناميده می شوند
منبع:کلاله 
جمعه 20 فروردين 1395برچسب:, :: 20:22 :: نويسنده : نادیا
مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم اهميت و نقش نوشته های اداری می دانيم برای اجرای امور سازمان ها، گونه هايی از نوشته ، از قبيل نامه، يادداشت، گزارش، پی نوشت، صورت جلسه، دستورالعمل و ... در جريان کارهای روزمره ی اداری قرار دارد.هر کدام از اين نوشته ها به فراخور، ايفاگر نقشی حساس بوده و هستند و هر يک نيز از اهميت ويژه ای برخوردارند. به طور کلی می توان گفت نقش نوشته های اداری در جريان امور، به موفقيت يا شکست سازمان بستگیِ تام دارد. به همين دليل دامنه ی بحث، گسترده و با اهميت ويژه است. از اين رو، به منظور سهولت اهميت و نقش مکاتبات در اداره ی امور را ابتدا برمی شماريم و سپس توضيح می دهيم: راهنمايی آيندگان در مطالعه و ادامه ی جريان کارها؛
اجرای امور جاری: برای اجرای کارهای اداری، معمولاً از نامه استفاده می شود. به کوتاه سخن می توان گفت هيچ کاری بدون نامه در سازمان نمی تواند به صورت رسمی صورت بگيرد. زيرا ارباب رجوع بايد جهت اجرای کار خود تقاضای کتبی ارائه دهند. هم چنين، واحدهای سازمانی بايد يکديگر را از جريان امر به وسيله ی نامه مطلع نمايند و نتيجه ی کار را کتباً به واحد ديگر اعلام کنند. به همين ترتيب، بين وزارت خانه ها و دستگاه های دولتی آن چه ايجاد هماهنگی می کند نوشته های اداری است. به اختصار می توان گفت آغاز و انجام امور در سازما ن ها به وسيله ی نوشته شروع و پايان می يابد آثار مالی: می دانيم که زندگی سازمان ها، اعم از سازمان های دولتی، خصوصی، هم چنين واحدهای کوچک و حتی افراد، به امور مالی آن ها منوط و مربوط است. بنابراين، نوشته های سازمانی هنگامی که به امور مالی بپردازد، اهميت ديگری خواهد داشت. از ديدگاه ديگر، هيچ خرجی نمی تواند بدون دستور کتبی مقام صلاحيت دار صورت بگيرد. اگر هم شفاهی دستور پرداخت داده شود به منظور سرعت عمل است و متعاقباً بايد آن پرداخت به صورت کتبی مورد تأييد قرار بگيرد. بنابراين، تمام نوشته هايی که در بردارنده ی يک يا دو پيام درباره ی امور مالی اند بايد سال ها حفظ شوند و به دادگاه ها و مراجع ديگر و حسابرسان ارائه گردد. آثار حقوقی: نامه هايی که برای اجرای امور مختلف در ادارات و سازمان ها تهيه و مبادله می گردند، سند هايی از طرف سازمان يا مقام صادر کننده ی نامه تلقی می شوند، که برای اشخاص ثالث، اعم از حقيقی يا حقوقی، الزام و تعهد ايجاد می کند.
دامه ی جريان کارها: لازمه ی تصميم گيری در اجرای امور، اشراف و حصول اطلاع از سوابق مربوط به آن است. بدين ترتيب که کليه ی اقدامات گذشته مورد بررسی و تجزيه و تحليل قرار می گيرند تا چنان چه راهی که گذشتگان رفته اند درست و منطقی باشد، همان راه ادامه يابد و چنان چه به تغيير و تطبيق آن با زمان و مکان نياز باشد، تغييرات لازم در آن به عمل آيد. اطلاع از موفقيت يا شکست کارهای انجام شده، باعث می شود که به ميزان قابل توجهی جلوی ضرر و زيان احتمالی، که در اثر ندانم کاری و بی تجربگی پيش می آيد، گرفته شود و سرانجام با ملاحظه ی همين نامه ها که سند تلقی می شوند می توان امور معوقه را از همان جايی که ناتمام مانده اند ادامه داد و خط مشی اجرايی کار را تعيين کرد يا درباره ی نحوه و چگونگیِ اجرای آن تصميم لازم را اتخاذ کرد. تاريخ و قضاوت ها: آن چه از ادوار گذشته باقی مانده تاريخ است. تاريخ در حقيقت تجربه هايی است، که از قبل به ما می رسد و آزموده هايی است که ناکامی ها را در بردارد و ما می توانيم آن را به منزله ی درس عبرت در امور خود رعايت نماييم. به همين دليل، تاريخ را همانند چراغ پرنوری دانسته اند که از بالای سر عابر، جاده ی تاريک و مخوف زندگی را روشن می نمايد، تا او بتواند به آسانی طی طريق نمايد. تاريخ صحيح در زمان حال همان است که به صورت نوشته به ما رسيده است. مستندسازی در امور: مستندسازی، مستندات، سند سازی معادل واژه Documentation است بيان يک مثال ساده ما را به درک بيش تر مطلب راهنمايی می کند. بيماری را در نظر بگيريد که در بيمارستان بستری است. پزشک معالج دستورات خود را در پرونده می نويسد تا پرستاران طبق آن عمل کنند. اگر شيفت پرستاران عوض شود هيچ مشکلی به وجود نخواهد آمد چون پرستاری های بعدی براساس نوشته و دستور پزشک معالج، که در پرونده منعکس شده است، عمل خواهند کرد به اين ترتيب؛ حتی پزشک بعدی نيز می تواند به راحتی به سوابق مريض و معالجات او آگاهی يافته و با اطمينان معالجه را ادامه دهد.
اما اگر دستورات شفاهی بود، اولاً امکان اين را داشت که در تفهيم و انتقال مطلب اشتباهی پيش آيد و يا اين که با عوض شدن شيفت پرستاران، اشتباهات ديگری رخ دهد و حتی بيمار لطمات شديدی ببيند. در مورد اول، که مطالب توسط پزشک در پرونده بيمار نوشته شده است، معمولاً اشتباهی رخ نگارش و مکتوب نمودن دستورات در پرونده ی معينی را مستند سازی می گويند. اين موضوع در کليه ی موارد، از قبيل خريد، تحويل و تحول، تعمير يک دستگاه، ساختن يک ساختمان و به طور کلی در بيش تر امور صادق است. مستند سازی در اداره امور به گونه های مختلف انجام می شود. دليل آن هم مشخص است چرا که مسئله ی سند و مستندات آن، پايه و اساس کار سازمان است. مثلاً تصميماتی که در سازمان به وسيله ی مقامات مختلف گرفته می شود، عوارض گوناگونی را در پی دارد. اين عوارض ممکن است اثرات مالی يا حقوقی داشته باشد و در هر مورد تصميم گيرندگان بايد پاسخ گو باشند. به همين دليل
در اين جا نمونه هايی از مستند سازی اداری ارائه می گردد. ١- تصميمات اتخاذ شده در جلسات اداری در صورت جلسه منعکس و به صورت مستند در می آيد. ٢ - ميزان پيشرفت کار در طرح های مختلف از طريق نوشتن گزارش مستند می گردد. ٣ - گزارش های مکتوبی است که آسيب ها و نکات ضعف و قوّت را نشان می دهند. ٤ - نتيجه ی داوری و قضاوت به وسيله ی حکم مستند می شود و جهت اجرا ابلاغ می گردد. ٥ - مراتب عزل، نصب، ترفيع و انتقال کارکنان در گونه ای از نوشته ی اداری (احکام) مستند می گردد.
منبع:کلاله
جمعه 20 فروردين 1395برچسب:, :: 20:21 :: نويسنده : نادیا
جواب :
منبع:کلاله
جمعه 20 فروردين 1395برچسب:, :: 20:14 :: نويسنده : نادیا
این موضوع که باید سازمان را به عنوان نوعی فرهنگ به حساب آورد یعنی سیستمی که اعضای آن استنباط مشترکی از سازمان دارند یک پدیدۀ نسبتاً تازه است. در گذشته تصور بر این بود که سازمان یک وسیله یا ابزاری منطقی است که می توان با استفاده از آن یک گروه از افراد را کنترل و کارهای آنها را هماهنگ کرد. این سازمان دارای سطوح عمودی، دوایر، سلسله مراتب اختیارات و از این قبیل ویژگیها بودند. ولی واقعیت این است که یک سازمان بیش از اینهاست و مانند یک فرد دارای شخصیت است. هنگامی که یک سازمان به صورت یک نهاد درمی آید دارای نوعی حیات و زندگی می شود که با زندگی اعضای آن متفاوت است و به خودی خود دارای ارزش می شود. از این رو هنگامی که سازمان به صورت یک نهاد درمی آید الگوی خاصی از رفتار مورد قبول همۀ اعضای سازمان قرار خواهد گرفت که در همه جای سازمان به چشم می خورد. سازمان عبارت است از فرایندهای نظام یافته از روابط متقابل افراد برای دست یافتن به هدفهای معین. این تعریف از پنج عنصر تشکیل شده است: ۱) سازمان همیشه از افراد تشکیل می شود. ۲) این افراد به طریقی با یکدیگر ارتباط دارند و بین آنها روابط متقابل برقرار است. ۳) این روابط متقابل را می توان نظام بخشید. ۴) کلیۀ افراد در سازمان دارای هدفهای مشخصی هستند و بعضی از این هدفها در عملکرد آنها اثر می گذارند. هر فرد انتظار دارد که از طریق همکاری در سازمان به هدفهای شخصی خود نیز نایل شود. ۵ـ این روابط متقابل همچنین نیل به هدفهای مشترک سازمان را میسر می کند و اعضای سازمانها برای دست یافتن به هدفهای فردی، حصول هدفهای مشترک سازمانی را دنبال می کنند. با توجه به تعریف فوق، سازمان چیزی جز روابط متقابل بین افراد نیست و ساختار سازمانی این روابط متقابل را که شامل تعیین نقشها، روابط بین افراد، فعالیتها، سلسله مراتب هدفها و سایر ویژگیهای سازمان است، منعکس می نماید. اگر به مفهوم سازمان توجه کنیم رابطه ای خاص میان دو مفهوم فرهنگ و سازمان می یابیم. فرهنگ سازمانی موضوعی است که به تازگی در دانش مدیریت و در قلمرو رفتار سازمانی راه یافته است. فرهنگ از دیرباز برای شرح کیفیت زندگی جامعه انسانی به کار برده می شود. ولی دربارۀ فرهنگ سازمانی آنچه مربوط به کار و رفتار مردمان در سازمان است کمتر سخن گفته شده است. از ترکیب دو واژه فرهنگ و سازمان اندیشه ای تازه پدید آمده است که هیچ یک از آن دو واژه این اندیشه را در بر ندارد. سازمان یک استعاره برای نظم و تربیت است درحالی که عناصر فرهنگ نه منظم هستند و نه با نظم. فرهنگ کمک می کند تا دربارۀ چیزی جدای از مسائل فنی در سازمان سخن گفته شود و باعث می شود نوعی از روان همراه با نوعی رمز و راز پدید آید. بنابراین می توان گفت فرهنگ در یک سازمان مانند شخصیت در یک انسان است. فرهنگ سازمانی پدیده ای است که در سازمان است و همۀ اعضاء اتفاق نظر دارند که یک دست ناپیدا افراد را در جهت نوعی رفتار نامرئی هدایت می کند. شناخت و درک چیزی که فرهنگ سازمان را می سازد، شیوۀ ایجاد و دوام آن به ما کمک می کند تا بهتر بتوانیم رفتار افراد در سازمان را توجیه کنیم. مقصود از فرهنگ سازمانی، سیستمی از استنباط مشترک است که اعضاء نسبت به یک سازمان دارند و همین ویژگی موجب تفکیک دو سازمان از یکدیگر می شود. کریس آرجریس، فرهنگ سازمانی را نظامی زنده می خواند و آن را در قالب رفتاری که مردم در عمل از خود آشکار می سازند، راهی که بر آن پایه به طور واقعی می اندیشند و احساس می کنند و شیوه ای که به طور واقعی با هم رفتار می کنند تعریف می کند. ادگار شاین نیز فرهنگ سازمانی را این گونه تعریف می کند: یک الگویی از مفروضات بنیادی است که اعضای گروه برای حل مسائل مربوط به تطابق با محیط خارجی و تکامل داخلی آن را یاد می گیرند و چنان خوب عمل می کند که معتبر شناخته شده، سپس به صورت یک روش صحیح برای درک، اندیشه و احساس کردن در رابطه با حل مسائل سازمان به اعضای جدید آموخته می شود. جیمز پرسی معتقد است که افراد یک سازمان دارای ارزشهای مشترک، عقاید، معیارهای مناسب برای رفتار، زبان مخصوص، رمزها و سایر الگوی فکری و رفتاری هستند و به طور خلاصه، فرهنگ سازمان را الگویی از مقاصد مشترک افراد سازمان تعریف می کند. به عقیدۀ پژوهشگر دیگری، فرهنگ سازمانی عبارت است از اندیشۀ مشترک اعضای یک سازمان که آنها را از سازمان دیگر متمایز می کند. این پژوهشگر می نویسد، علی رغم اینکه تعریف واحدی از فرهنگ سازمانی وجود ندارد ولی می توان گفت که همۀ افرادی که در این زمینه مطالعه نموده اند همگی توافق دارند که فرهنگ؛ ۱) کلی است که از مجموع اجزای آن بیشتر است. ۲) تاریخچه سازمان را منعکس می کند. ۳) به مطالعۀ انسان شناسی مانند رسوم و نهادها مربوط می شود. ۴) توسط گروهی از افراد که یک سازمان را تشکیل داده اند شکل گرفته است. ۵) حرکت آن کند و سخت است. ۶) تغییر آن به سختی صورت می گیرد. با توجه به تعریف عنوان شده به این نتیجه می رسیم که تقریباً تمامی پژوهشگران از فرهنگ سازمانی به عنوان مجموعه ای از ارزشها، باورها، عقاید، فرضیات و هنجارهای مشترک حاکم بر سازمان یاد می کنند. در واقع فرهنگ سازمانی همان چیزی است که به عنوان یک پدیدۀ درست به اعضای تازه وارد آموزش داده می شود و آن بیانگر بخش نانوشته و محسوس سازمان است. درصورتی که فرهنگ را سیستمی از استنباط مشترک اعضاء نسبت به یک سازمان بدانیم، یک سیستم از مجموعه ای از ویژگیهای اصلی تشکیل شده است که سازمان به آنها ارج می نهد یا برای آنها ارزش قائل است. ۱۰ ویژگی عبارتند از: ۱) خلاقیت فردی: میزان مسئولیت، آزادی عمل و استقلالی که افراد دارند. ۲) ریسک پذیری: میزانی که افراد تشویق می شوند تا ابتکار عمل به خرج دهند، دست به کارهای مخاطره آمیز بزنند و بلندپرازی کنند. ۳) رهبری: میزانی که سازمان هدفها و عملکردهایی را که انتظار می رود انجام شود، مشخص می نماید. ۴) یکپارچگی: میزان یا درجه ای که واحدهای درون سازمان به روش هماهنگ عمل می کنند. ۵) حمایت مدیریت: میزان یا درجه ای که مدیران با زیردستان خود ارتباط را برقرار می کنند، آنها را یاری می دهند و یا از آنها حمایت می کنند. ۶) کنترل: تعداد قوانین و مقررات و میزان سرپرستی مستقیم که مدیران بر رفتار افرادی اعمال می کنند. ۷) هویت: میزان یا درجه ای که افراد، کل سازمان (و نه گروه خاص یا رشته ای که فرد در آن تخصص دارد) را معرف خود می دانند. ۸) سیستم پاداش: میزان یا درجه ای که شیوۀ تخصیص پاداش (یعنی افزایش حقوق و ارتقای مقام) بر اساس شاخصهای عملکرد کارکنان قرار دارد نه بر اساس سابقه، پارتی بازی و از این قبیل شاخصها. ۹) سازش با پدیدۀ تعارض: میزان یا درجه ای که افراد تشویق می شوند با تعارض بسازند و پذیرای انتقادهای آشکار باشند. ۱۰) الگوی ارتباطی: میزان یا درجه ای که ارتباطات سازمانی به سلسله مراتب احتیاجات رسمی محدود می شود. جیمز پرسی همین ویژگیها را با اندکی تفاوت به شرح زیر بیان می کند: ۱) هویت یا شخصیت افراد ۲) اهمیت کار گروهی ۳) نگرش کارکنان ۴) یکپارچگی ۵) کنترل و سرپرستی ۶) ریسک پذیری ۷) میزان پاداش ۸) میزان تضاد ۹) میزان حمایت و راهنمایی مدیریت ۱۰) نگرش سازمان (در مورد اهداف) نتایج مطالعاتی که به منظور میزان تعهد کارکنان و تعیین ارزشها عقاید اساسی آنان در برخی از سازمانهای موفق صورت گرفته است، ۱۰ ویژگی فرهنگ سازمانی را با توجه به درجۀ اهمیتشان به شرح ذیل اعلام گردیده است: ۱) عملکرد ۲) صداقت ۳) رقابت ۴) روحیه کار گروهی ۵) روحیه سازمانی ۶) نوآوری ۷) حمایت مدیریت ۸) موفقیتهای فردی ۹) وفاداری ۱۰) سابقه تاریخی سازمان درصورتی که فرهنگ سازمانی از زاویه این ۱۰ ویژگی مورد توجه قرار گیرد، تصویر کاملی از آن به دست می آید. این تصویر به صورت اساسی درمی آید که منعکس کنندۀ نوع احساسات اعضاء، استنباط مشترک آنان، شیوۀ انجام امور و نوع رفتار آنان است.
 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||
تبادل لینک هوشمند 
آمار
وب سایت:
